Rachunkowość małej firmy – co właściciel powinien wiedzieć, nawet jeśli korzysta z biura rachunkowego?
Prowadzenie małej firmy nie oznacza, że przedsiębiorca musi samodzielnie księgować faktury, śledzić każdą zmianę w przepisach podatkowych i wypełniać deklaracje. Właśnie dlatego wielu właścicieli firm korzysta z usług biur rachunkowych. To wygodne rozwiązanie, które pozwala skoncentrować się na sprzedaży, obsłudze klientów i rozwijaniu działalności. Oddanie księgowości specjaliście nie powinno jednak oznaczać całkowitego odcięcia się od finansowej strony własnego biznesu.
Przedsiębiorca nie musi być księgowym, ale powinien rozumieć podstawowe informacje, które otrzymuje od księgowości. Przychód, koszt, dochód, podatek, VAT, należności, zobowiązania czy płynność finansowa nie są wyłącznie terminami zarezerwowanymi dla specjalistów od rachunkowości. To informacje opisujące kondycję firmy i często właśnie od ich właściwej interpretacji zależą dobre decyzje biznesowe.
Biuro rachunkowe nie powinno być „czarną skrzynką”
Współpraca z biurem rachunkowym często wygląda bardzo prosto: przedsiębiorca przekazuje dokumenty, a kilka lub kilkanaście dni później otrzymuje informację o wysokości podatku i składek do zapłaty. Dopóki działalność funkcjonuje bez większych problemów, taki model może wydawać się wystarczający.
Problem pojawia się wtedy, gdy właściciel nie wie, dlaczego w jednym miesiącu podatek wynosi określoną kwotę, w kolejnym jest znacznie wyższy, które wydatki zostały uwzględnione w rozliczeniu i jaki wynik rzeczywiście osiąga przedsiębiorstwo. Trudniej wówczas planować inwestycje, zatrudnienie pracownika, zakup samochodu, finansowanie nowych urządzeń czy nawet ustalić, ile pieniędzy można bezpiecznie przeznaczyć na własne potrzeby.
Księgowa może wykonywać wiele obowiązków w imieniu przedsiębiorcy, a dostęp do niektórych systemów może zostać powierzony pełnomocnikowi. Przykładowo ZUS wskazuje, że pełnomocnikiem obsługującym konto płatnika w eZUS może być księgowa albo pracownik biura rachunkowego. Sam przedsiębiorca pozostaje jednak płatnikiem, a do podstawowych obowiązków płatnika należą rozliczanie i opłacanie należnych składek.
Dlatego dobra współpraca z księgowością nie polega na tym, że przedsiębiorca nie interesuje się rozliczeniami. Powinna raczej pozwalać mu otrzymywać prawidłowe dane i wykorzystywać je do zarządzania firmą.
Przychód to jeszcze nie zarobek właściciela
Jednym z podstawowych pojęć, które powinien rozumieć przedsiębiorca, jest różnica między przychodem a dochodem. Jeżeli firma wystawiła w miesiącu faktury na 50 tys. zł, nie oznacza to, że właściciel zarobił 50 tys. zł.
Firma ponosi przecież koszty. Mogą to być opłaty za lokal, paliwo, leasing, wynagrodzenia, zakup towarów, usługi podwykonawców, oprogramowanie, reklamę, telefony czy wyposażenie. Do tego dochodzą podatki i składki. W zależności od formy działalności i sposobu opodatkowania mechanizm obliczeń będzie wyglądał inaczej.
Właściciel powinien więc wiedzieć przynajmniej, jaki przychód generuje jego działalność, jakie są najważniejsze grupy kosztów i jaki wynik pozostaje po ich uwzględnieniu. Nie musi sam wykonywać wszystkich obliczeń – ważniejsze jest to, żeby potrafił zrozumieć dane przygotowane przez księgowość.
Pieniądze na koncie nie pokazują całej prawdy o firmie
Saldo rachunku bankowego jest bardzo kuszącym wskaźnikiem kondycji przedsiębiorstwa. Jeżeli na koncie znajduje się 60 tys. zł, właściciel może odnieść wrażenie, że właśnie taką kwotą swobodnie dysponuje.
W praktyce część tych środków może być już potrzebna na zobowiązania, których termin płatności dopiero nadejdzie. Firma może mieć do zapłaty podatki, składki, faktury dostawców, wynagrodzenia, leasing, raty kredytu czy inne koszty. Jednocześnie przedsiębiorstwo może mieć wystawione faktury na znaczne kwoty, ale jeżeli kontrahenci jeszcze ich nie zapłacili, pieniędzy nie ma na rachunku.
Dlatego właściciel firmy powinien rozróżniać wynik działalności od przepływu pieniędzy. Rentowna firma może mieć przejściowe problemy z płynnością, natomiast duża ilość gotówki na rachunku w konkretnym dniu nie musi oznaczać wysokiej rentowności.
Koszt firmy nie zawsze oznacza koszt podatkowy
Kolejnym źródłem nieporozumień jest przekonanie, że skoro coś zostało kupione „na firmę”, automatycznie pomniejszy podatek. W praktyce podatkowe rozliczenie wydatków zależy od rodzaju kosztu, związku z działalnością, sposobu jego udokumentowania oraz obowiązujących przepisów.
Właściciel nie musi znać wszystkich wyjątków. Powinien jednak wiedzieć, że przed większym lub nietypowym zakupem warto skonsultować się z księgowością, zamiast zakładać z góry określony sposób jego rozliczenia.
Ma to szczególne znaczenie przy większych inwestycjach. Zakup samochodu, maszyny, komputera, wyposażenia czy nieruchomości może być rozliczany inaczej niż bieżący zakup materiałów biurowych. Znajomość podstaw pozwala wcześniej oszacować konsekwencje finansowe planowanej decyzji.
Jakie informacje właściciel powinien znać co miesiąc?
Nie trzeba analizować dziesiątek raportów. W przypadku niewielkiej działalności dobrym początkiem jest regularne sprawdzanie kilku podstawowych wielkości.
| Informacja | Dlaczego warto ją znać? |
|---|---|
| Przychody | Pokazują skalę sprzedaży firmy |
| Najważniejsze koszty | Pozwalają zobaczyć, na co firma wydaje pieniądze |
| Dochód lub wynik | Pomaga ocenić rzeczywistą rentowność działalności |
| Podatki | Pozwalają wcześniej przygotować środki na zobowiązania |
| Składki ZUS | Są stałym elementem obciążeń wielu przedsiębiorców |
| Należności | Pokazują, ile pieniędzy klienci nadal są winni firmie |
| Zobowiązania | Informują, ile firma musi zapłacić kontrahentom i innym podmiotom |
| Stan gotówki | Pomaga kontrolować bieżącą płynność |
Największą wartość daje obserwowanie tych danych przez kolejne miesiące. Dopiero wtedy można zauważyć, czy sprzedaż rzeczywiście rośnie, koszty nie zwiększają się szybciej niż przychody, klienci nie zaczynają płacić coraz później i czy firma generuje wystarczającą ilość gotówki.
Warto wiedzieć, za co właściwie płacimy
Przedsiębiorca otrzymujący informację „podatek do zapłaty: 6 400 zł” powinien móc zapytać, skąd dokładnie wzięła się ta kwota. Nie oznacza to kontrolowania każdego działania księgowej. Chodzi o rozumienie mechanizmu funkcjonowania własnej firmy.
Podobnie jest ze składkami. ZUS przypomina, że do podstawowych obowiązków płatnika należy zgłaszanie osób do ubezpieczeń, a także comiesięczne rozliczanie i opłacanie należnych składek w odpowiednich terminach. Przedsiębiorca może korzystać przy wykonywaniu tych czynności z pomocy księgowości, ale dobrze, żeby rozumiał, jakie zobowiązania powstają w jego działalności.
Ma to dodatkową zaletę: łatwiej wychwycić nietypową sytuację. Jeżeli przez kilka miesięcy określone zobowiązanie wynosiło podobną kwotę, a nagle znacząco się zmienia, świadomy właściciel zapyta o przyczynę zamiast automatycznie wykonać przelew.
Jak rozmawiać z biurem rachunkowym?
Dobre biuro rachunkowe nie powinno być dla przedsiębiorcy wyłącznie miejscem, do którego raz w miesiącu wysyła faktury. Warto wykorzystywać wiedzę księgowych i pytać o kwestie mające wpływ na działalność.
Przedsiębiorca może regularnie pytać:
- jaki przychód firma osiągnęła od początku roku,
- jak zmieniają się jej koszty,
- jaki jest aktualny wynik działalności,
- skąd wynika wysokość podatku,
- czy brakuje dokumentów do rozliczenia,
- czy firma zbliża się do ważnych limitów,
- jakie konsekwencje podatkowe może mieć planowana inwestycja,
- czy pojawiły się zmiany w przepisach istotne dla działalności.
Szczególnie ważne jest informowanie księgowości o nietypowych zdarzeniach z wyprzedzeniem. Łatwiej zapytać o sposób rozliczenia transakcji przed jej przeprowadzeniem niż rozwiązywać problem po fakcie.
Czy przedsiębiorca powinien uczyć się rachunkowości?
Nie po to, żeby zrezygnować z biura rachunkowego. W wielu przypadkach korzystanie z usług specjalisty nadal będzie najlepszym rozwiązaniem. Podstawowa wiedza z rachunkowości daje jednak przedsiębiorcy coś innego – pozwala rozumieć język finansów własnej firmy.
Właściciel nie musi wiedzieć, na którym koncie księgowym należy zaksięgować konkretną operację. Przydatna jest natomiast umiejętność rozumienia przychodów i kosztów, podstaw podatków, należności i zobowiązań, wyniku finansowego oraz przepływu pieniędzy. Osoby chcące uporządkować lub poszerzyć taką wiedzę mogą wykorzystać również dostępne szkolenia z rachunkowości, których zakres może obejmować zarówno podstawy, jak i bardziej specjalistyczne zagadnienia związane z finansami i księgowością przedsiębiorstwa.
Taka wiedza może być szczególnie cenna dla osób, które wraz z rozwojem działalności zaczynają zatrudniać pracowników, realizować większe inwestycje albo podejmować decyzje wymagające analizy finansowej.
Księgowa prowadzi księgowość, przedsiębiorca prowadzi firmę
Najważniejsza różnica właśnie na tym polega. Zadaniem biura rachunkowego jest profesjonalna obsługa powierzonych mu rozliczeń. Zadaniem właściciela jest natomiast podejmowanie decyzji dotyczących przedsiębiorstwa. Żeby robić to dobrze, potrzebuje informacji finansowych i powinien przynajmniej w podstawowym zakresie umieć je interpretować.
Nie trzeba więc samodzielnie wypełniać deklaracji, księgować każdej faktury ani śledzić każdego przepisu. Warto jednak wiedzieć, ile firma sprzedaje, ile wydaje, ile zarabia, ile ma do zapłaty, ile pieniędzy powinni jej zapłacić klienci i czy posiada wystarczające środki na najbliższe zobowiązania.
Biuro rachunkowe może uwolnić przedsiębiorcę od ogromnej części pracy administracyjnej. Nie powinno jednak uwalniać go od zainteresowania finansami własnej firmy. Im lepiej właściciel rozumie podstawowe liczby, tym łatwiej może oceniać kondycję przedsiębiorstwa i podejmować decyzje, które nie opierają się wyłącznie na tym, ile pieniędzy akurat znajduje się na rachunku bankowym.
