Szkolenie poza firmą – kiedy dodatkowy koszt naprawdę się opłaca?
Szkolenie można zorganizować niemal wszędzie – w sali konferencyjnej we własnym biurze, w hotelu, centrum szkoleniowym, obiekcie konferencyjnym albo podczas kilkudniowego wyjazdu. Z punktu widzenia firmy wybór miejsca nie powinien jednak sprowadzać się do pytania, gdzie będzie „ładniej”. Ważniejsze jest to, czy zmiana otoczenia rzeczywiście pomoże osiągnąć cel szkoleniowy i czy dodatkowy koszt ma biznesowe uzasadnienie.
W niektórych sytuacjach szkolenie poza siedzibą firmy może wyraźnie poprawić warunki pracy grupy. Uczestnicy łatwiej odcinają się od bieżących obowiązków, mają więcej czasu na warsztaty i rozmowę, a firma może skorzystać z przestrzeni, której na co dzień nie posiada. W innych przypadkach wyjazd będzie jedynie dodatkowym wydatkiem, który niewiele zmieni.
Kiedy więc warto wyprowadzić szkolenie poza firmę?
Gdy w biurze trudno naprawdę oderwać się od codziennej pracy
Jednym z najczęstszych problemów podczas szkoleń organizowanych we własnej siedzibie jest to, że uczestnicy formalnie są na szkoleniu, ale mentalnie nadal pozostają w pracy.
Ktoś wychodzi odebrać telefon od klienta. Ktoś inny zagląda do pokoju obok, żeby „tylko na chwilę” sprawdzić dokument. Menedżer zostaje poproszony o rozwiązanie pilnej sprawy, a uczestnicy podczas przerwy wracają do swoich komputerów.
W efekcie dzień szkoleniowy jest ciągle przerywany.
Jeśli firma wie, że trudno będzie ochronić uczestników przed bieżącymi obowiązkami, wynajęcie zewnętrznej sali może być bardzo prostym rozwiązaniem. Sama zmiana miejsca nie sprawi oczywiście, że szkolenie automatycznie stanie się skuteczne, ale może stworzyć wyraźniejszą granicę między czasem przeznaczonym na rozwój a codzienną pracą.
To szczególnie ważne przy szkoleniach wymagających dużej koncentracji, dyskusji i intensywnej pracy warsztatowej.
Gdy szkolenie dotyczy kadry menedżerskiej lub pracy strategicznej
Szkolenia menedżerskie często wymagają więcej niż przekazania konkretnej wiedzy. Uczestnicy analizują rzeczywiste problemy, omawiają sposób zarządzania zespołami, ćwiczą trudne rozmowy, pracują nad komunikacją i podejmowaniem decyzji.
W takiej sytuacji sala obok gabinetu prezesa albo działu sprzedaży może nie być najlepszym środowiskiem.
Wyjazd poza firmę daje szansę stworzenia przestrzeni, w której uczestnicy mogą przez kilka godzin skupić się na jednym zagadnieniu bez ciągłego wracania do bieżących problemów organizacji.
Podobnie wygląda to podczas warsztatów strategicznych. Jeśli zarząd lub grupa menedżerów ma przepracować nową strategię, zmianę struktury, podział odpowiedzialności albo sposób działania firmy, neutralna przestrzeń może ułatwić organizacyjnie oddzielenie tej pracy od codziennych obowiązków.
Gdy firma chce połączyć szkolenie z pracą nad zespołem
Szkolenie wyjazdowe może mieć szczególnie dużo sensu wtedy, gdy celem jest nie tylko rozwijanie indywidualnych kompetencji, ale również poprawa współpracy całego zespołu.
Dotyczy to m.in. programów związanych z:
- komunikacją,
- współpracą między działami,
- zarządzaniem konfliktem,
- pracą projektową,
- przywództwem,
- budowaniem odpowiedzialności,
- wdrażaniem zmian.
W takich przypadkach dodatkowy czas spędzony razem może być wartościowy nie tylko podczas samych zajęć. Rozmowy w przerwach, wspólny obiad czy spokojniejsze tempo wyjazdu mogą tworzyć przestrzeń do wymiany doświadczeń, na którą w codziennym rytmie pracy często brakuje czasu.
Trzeba jednak uważać, żeby szkolenie nie zostało całkowicie zastąpione integracją. Jeśli firma chce zorganizować wyjazd integracyjny, warto nazywać go właśnie w ten sposób. Jeżeli głównym celem jest rozwój konkretnych kompetencji, program powinien pozostać najważniejszym elementem wydarzenia.
Gdy własna sala nie nadaje się do szkolenia
To bardzo praktyczny powód organizacji szkolenia poza firmą.
Nie każda sala konferencyjna jest dobrą salą szkoleniową.
Pomieszczenie może świetnie sprawdzać się podczas spotkania zarządu, ale być kompletnie niepraktyczne podczas warsztatów. Problemem może być niewielka powierzchnia, ciężkie stoły, których nie można przestawiać, brak miejsca do pracy w grupach, słaba akustyka albo niewystarczająca liczba gniazdek.
Jeżeli uczestnicy mają wykonywać ćwiczenia, pracować w podgrupach, korzystać z flipchartów czy odgrywać scenki, potrzebują odpowiednio przygotowanej przestrzeni.
Decyzja o wyjeździe poza siedzibę firmy nie kończy się jednak na wyborze miasta czy hotelu. Równie istotna jest sama przestrzeń, w której będą pracowali uczestnicy – jej wielkość, akustyka, ustawienie stołów, oświetlenie czy możliwość prowadzenia ćwiczeń. Więcej o tym, jak dobrać salę konferencyjną na szkolenie i jak przestrzeń wpływa na uczestników, można przeczytać w poradniku Szkolenia24h.pl.
Gdy program wymaga pracy warsztatowej
Nie każde szkolenie wymaga wyjazdu.
Jeżeli prowadzący ma przez dwie godziny omówić nowe przepisy albo zaprezentować procedurę, własna sala firmy może być całkowicie wystarczająca.
Inaczej jest wtedy, gdy znaczną część programu stanowią ćwiczenia.
Przy szkoleniach warsztatowych uczestnicy mogą pracować w parach, kilkuosobowych zespołach, zmieniać miejsca, omawiać przypadki, korzystać z materiałów i prezentować własne rozwiązania.
Wtedy elastyczność przestrzeni ma duże znaczenie.
Zewnętrzny obiekt może również oferować kilka mniejszych sal, co ułatwia podział uczestników na zespoły pracujące równolegle.
Gdy szkolenie trwa więcej niż jeden dzień
Im dłuższy program, tym więcej argumentów przemawia za organizacją wyjazdu.
Przy szkoleniu dwudniowym lub trzydniowym uczestnicy mogą nocować w tym samym obiekcie, w którym odbywają się zajęcia. Odpada wtedy codzienny dojazd, szukanie parkingu czy konieczność przemieszczania się między hotelem a salą szkoleniową.
Firma może również łatwiej zaplanować wspólne posiłki i dodatkową część integracyjną.
Takie rozwiązanie ma szczególnie dużo sensu przy programach intensywnych, gdzie kolejne moduły są ze sobą powiązane i uczestnicy pracują nad jednym problemem przez kilka dni.
W takiej sytuacji wyjazd może być nie tylko atrakcyjniejszy, ale też zwyczajnie wygodniejszy organizacyjnie.
Gdy uczestnicy pracują w różnych oddziałach
Firma posiadająca kilka lokalizacji może mieć problem z wyborem miejsca szkolenia.
Jeżeli zajęcia zostaną zorganizowane w jednej z siedzib, część uczestników będzie miała bardzo dobry dojazd, a inni będą musieli pokonać kilkaset kilometrów.
W takim przypadku warto rozważyć neutralne miejsce wybrane przede wszystkim pod kątem dostępności.
Dobrym rozwiązaniem może być miasto z dogodnymi połączeniami kolejowymi albo obiekt położony w pobliżu ważnego węzła drogowego.
Nie zawsze centrum kraju będzie najlepsze. Warto patrzeć przede wszystkim na realny czas podróży uczestników.
Gdy szkolenie ma wspierać zmianę w firmie
Szczególnym przypadkiem są szkolenia związane ze zmianami organizacyjnymi.
Może chodzić o wdrożenie nowego sposobu zarządzania, zmianę struktury firmy, uruchomienie nowego modelu współpracy albo integrację zespołów po reorganizacji.
W takich sytuacjach wyjazd może pomóc stworzyć przestrzeń do spokojnego omówienia trudnych tematów.
Nie chodzi o to, że hotel automatycznie sprawi, że ludzie będą bardziej otwarci albo kreatywni. Korzyść jest bardziej praktyczna: firma może odseparować uczestników od bieżących spraw i przeznaczyć cały dzień na pracę nad zmianą.
Kiedy szkolenie poza firmą nie ma większego sensu?
Wyjazd nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem.
Czasami szkolenie w siedzibie firmy będzie tańsze, prostsze i skuteczniejsze.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy uczestnicy muszą pracować na rzeczywistych urządzeniach, maszynach, firmowych systemach lub konkretnym stanowisku pracy.
Jeżeli szkolenie dotyczy obsługi procesu produkcyjnego, wewnętrznego systemu informatycznego czy konkretnych procedur stanowiskowych, naturalne środowisko pracy może być najlepszym miejscem do nauki.
Podobnie przy krótkich szkoleniach, trwających dwie lub trzy godziny, organizowanie całego wyjazdu może nie mieć ekonomicznego uzasadnienia.
Jeżeli firma dysponuje dobrą przestrzenią, potrafi zapewnić uczestnikom spokój i nie ma problemu z rozpraszaniem ich codziennymi obowiązkami, pozostanie na miejscu może być najbardziej racjonalne.
Nie zapominaj o kosztach
Zewnętrzne szkolenie oznacza zazwyczaj więcej wydatków.
Poza wynajmem sali mogą pojawić się koszty:
transportu, noclegu, cateringu, parkingu, czasu podróży, dodatkowego wyposażenia oraz organizacji całego wyjazdu.
Dlatego nie warto podejmować decyzji na zasadzie:
„poza biurem będzie przyjemniej”.
Znacznie lepiej zadać pytanie:
co dzięki wyjazdowi możemy zrobić lepiej niż w naszej siedzibie?
Jeżeli odpowiedzią jest pełny dzień pracy bez zakłóceń, możliwość przeprowadzenia rozbudowanych warsztatów albo wspólna praca zespołu z kilku oddziałów, dodatkowy koszt może być uzasadniony.
Jeśli jedynym argumentem pozostaje zmiana otoczenia, być może lepiej przeznaczyć budżet na lepszego trenera, dodatkowy moduł lub działania wdrożeniowe po szkoleniu.
Hotel, centrum konferencyjne czy obiekt szkoleniowy?
Wybór konkretnego miejsca powinien zależeć od programu.
Hotel będzie wygodny przy szkoleniach wielodniowych, ponieważ umożliwia połączenie sali, noclegu i wyżywienia w jednym miejscu.
Centrum konferencyjne może zaoferować większą elastyczność sal i profesjonalne wyposażenie.
Mniejszy obiekt szkoleniowy może z kolei lepiej sprawdzić się podczas kameralnych warsztatów.
Nie warto więc wybierać miejsca wyłącznie na podstawie marki obiektu czy atrakcyjnego zdjęcia.
Najpierw trzeba wiedzieć:
- ilu będzie uczestników,
- jak będą pracować,
- czy potrzebują podziału na grupy,
- jakiego sprzętu wymaga trener,
- czy będą nocować,
- jak dotrą na miejsce,
- jak długo potrwa program.
Dopiero później można porównywać konkretne obiekty.
Atrakcyjne miejsce nie może przesłonić celu
Wyjazd do hotelu nad jeziorem, górskiego resortu czy obiektu w lesie może wyglądać bardzo atrakcyjnie.
Ale lokalizacja powinna wspierać cel szkolenia, a nie go zastępować.
Jeżeli firma organizuje dwudniowy warsztat menedżerski połączony z integracją, spokojne miejsce poza miastem może być świetnym wyborem.
Jeżeli natomiast organizuje trzygodzinne szkolenie dla 20 pracowników i wszyscy muszą jechać dwie godziny w jedną stronę, atrakcyjne otoczenie może nie zrekompensować straconego czasu.
Najpierw cel, potem miejsce.
Nigdy odwrotnie.
Wyjazd nie kończy procesu szkoleniowego
Dobrze zorganizowane szkolenie poza firmą może stworzyć świetne warunki do uczenia się. Uczestnicy mają czas, odpowiednią przestrzeń i możliwość skoncentrowania się na jednym zadaniu.
Najważniejszy test zaczyna się jednak po powrocie do pracy.
Czy nowe umiejętności będą wykorzystywane?
Czy menedżerowie dadzą pracownikom możliwość zastosowania poznanych metod?
Czy firma wróci do wniosków wypracowanych podczas warsztatu?
Czy powstanie konkretny plan działania?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, nawet najlepszy hotel i najbardziej profesjonalna sala nie zapewnią trwałych efektów.
Czy warto organizować szkolenie poza siedzibą firmy?
Tak – jeśli za zmianą lokalizacji stoi konkretny powód.
Wyjazd ma sens, gdy pomaga ograniczyć rozpraszacze, umożliwia intensywną pracę warsztatową, daje zespołowi czas na wspólną pracę, zapewnia lepszą przestrzeń albo rozwiązuje problem uczestników dojeżdżających z różnych oddziałów.
Nie warto natomiast organizować go wyłącznie dlatego, że szkolenie poza biurem wydaje się bardziej prestiżowe.
Dobra decyzja zaczyna się od prostego pytania:
jakie warunki są potrzebne, żeby uczestnicy naprawdę mogli osiągnąć cel szkolenia?
Jeżeli własna siedziba je zapewnia, nie ma potrzeby wyjeżdżać. Jeżeli nie – dobrze dobrany obiekt zewnętrzny może być inwestycją, która rzeczywiście poprawia jakość całego procesu.
