Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca – kiedy trzeba ponownie zalegalizować pracę?

Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca w wielu przypadkach wymaga uzyskania nowej podstawy legalnego wykonywania pracy. Jeżeli zezwolenie na pracę, oświadczenie albo jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wskazuje konkretny podmiot zatrudniający, dokument wydany dla poprzedniego pracodawcy nie daje automatycznie prawa do pracy w nowej firmie.

Nie każda zmiana oznacza jednak pełne rozpoczęcie procedury od początku. Wyjątki dotyczą m.in. cudzoziemców mających swobodny dostęp do polskiego rynku pracy, określonych zmian organizacyjnych po stronie pracodawcy oraz osób korzystających ze szczególnych procedur, w tym cudzoziemców objętych ochroną czasową.

Na czym polega legalizacja pracy cudzoziemca powiązana z konkretnym pracodawcą?

W przypadku wielu obywateli państw trzecich prawo do pracy jest powiązane z konkretnym pracodawcą i warunkami wskazanymi w dokumencie legalizującym zatrudnienie. Cudzoziemiec nie może więc automatycznie „przenieść” zezwolenia do nowej firmy.

Od 1 czerwca 2025 r. zasady powierzania pracy cudzoziemcom reguluje przede wszystkim ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadziła ona m.in. pełną elektronizację procedur oraz nowe zasady obowiązków pracodawców.

Legalizacja pracy i legalizacja pobytu to jednocześnie dwa odrębne zagadnienia.

Cudzoziemiec musi mieć legalny tytuł pobytowy, który pozwala na wykonywanie pracy, oraz – jeśli nie jest zwolniony z tego obowiązku – odpowiednią podstawę dostępu do rynku pracy.

Dlatego ważna karta pobytu albo wiza nie zawsze wystarcza, aby rozpocząć pracę w dowolnej firmie.

Kiedy zmiana pracodawcy wymaga nowej legalizacji?

Nowa procedura jest zasadniczo potrzebna wtedy, gdy dotychczasowe prawo do pracy wskazuje konkretnego pracodawcę, a cudzoziemiec chce rozpocząć zatrudnienie w innym, niezależnym podmiocie. Rodzaj procedury zależy od dokumentu, na podstawie którego wykonywana była dotychczasowa praca.

Przed podpisaniem umowy warto więc sprawdzić nie tylko kartę pobytu, ale także decyzję, zezwolenie, oświadczenie lub inną podstawę zatrudnienia.

Zezwolenie na pracę przypisane do konkretnego podmiotu

Zwykłe zezwolenie na pracę dotyczy określonego cudzoziemca i podmiotu powierzającego pracę. Jeżeli pracownik chce przejść do innej, niezależnej firmy, nowy pracodawca powinien uzyskać dla niego własne zezwolenie, o ile cudzoziemiec nie ma innej podstawy pozwalającej na pracę.

Nie należy przy tym mylić zmiany pracodawcy z przekształceniami organizacyjnymi.

Ustawa przewiduje, że nowe zezwolenie nie jest wymagane m.in. w razie zmiany nazwy, siedziby lub formy prawnej podmiotu, przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę oraz zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków. O takich okolicznościach należy jednak zawiadomić właściwy organ zgodnie z ustawą.

To oznacza, że przejęcie zakładu pracy na zasadach przewidzianych prawem nie jest tym samym co sytuacja, w której cudzoziemiec sam rezygnuje z firmy A i zatrudnia się w niezależnej firmie B.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy a zmiana pracodawcy

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest związane z konkretnym podmiotem. Przy zwykłej zmianie pracodawcy nowa firma musi złożyć własne oświadczenie i uzyskać jego wpis do ewidencji przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

Procedura oświadczeniowa nie jest dostępna dla wszystkich cudzoziemców. Według aktualnych zasad obejmuje obywateli państw wskazanych w przepisach i może być stosowana do pracy niesezonowej na warunkach określonych ustawą.

Nowe oświadczenie nie jest wymagane przy niektórych zmianach niemających charakteru zwykłego przejścia do innej firmy, np. zmianie nazwy lub formy prawnej pracodawcy, przejściu zakładu pracy, określonym zwiększeniu wymiaru czasu pracy albo zmianie nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków.

Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę a zmiana zatrudnienia

Jeżeli w decyzji o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę został wskazany konkretny pracodawca, zmiana firmy zasadniczo wymaga zmiany tego zezwolenia. Wniosek składa cudzoziemiec do wojewody właściwego ze względu na aktualne miejsce pobytu.

Samo posiadanie karty pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” nie oznacza jeszcze, że cudzoziemiec może pracować u dowolnego pracodawcy. Zakres uprawnienia wynika z rodzaju zezwolenia i treści decyzji.

Cudzoziemiec powinien również pamiętać o obowiązku poinformowania wojewody o utracie pracy u podmiotu wpisanego w zezwoleniu. Aktualne przepisy przewidują termin 15 dni roboczych. Obowiązek uważa się za spełniony również wtedy, gdy w tym terminie zostanie złożony odpowiedni wniosek o zmianę zezwolenia.

Stary dokument nie powinien być traktowany jako automatyczna podstawa do rozpoczęcia pracy u nowego pracodawcy. W niektórych sytuacjach nowy podmiot może uzyskać dla cudzoziemca odrębne zezwolenie na pracę.

Wyjątki – kiedy nie trzeba ponownie zalegalizować pracy

Nowe zezwolenie nie jest potrzebne przede wszystkim wtedy, gdy cudzoziemiec ma dostęp do rynku pracy niezależny od konkretnego pracodawcy albo gdy zmiana mieści się w ustawowym wyjątku. Trzeba jednak odróżnić brak obowiązku uzyskania nowego dokumentu od ewentualnego obowiązku informacyjnego.

Do grup posiadających szczególne uprawnienia należą m.in. cudzoziemcy, którzy mają określone statusy pobytowe lub są na podstawie przepisów zwolnieni z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę.

Ustawa przewiduje takie zwolnienia m.in. w odniesieniu do posiadaczy Karty Polaka oraz określonych absolwentów polskich szkół i uczelni czy doktorantów.

Osobnym przykładem są osoby objęte ochroną czasową. Aktualne przepisy pozwalają powierzać im pracę na podstawie elektronicznego powiadomienia składanego przez pracodawcę do urzędu pracy w terminie 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia.

Jeżeli taka osoba zmienia firmę, nie „przenosi” wcześniejszego powiadomienia. Nowy pracodawca wykonuje własny obowiązek związany z zatrudnieniem.

Procedura zalegalizowania pracy u nowego pracodawcy krok po kroku

Najbezpieczniej przeprowadzić zmianę pracodawcy przed faktycznym dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Nowy pracodawca powinien ustalić zarówno legalność pobytu, jak i dokładną podstawę dostępu cudzoziemców do rynku pracy.

Procedura powinna wyglądać następująco:

1. Sprawdzenie dokumentu pobytowego. Należy ustalić, czy pobyt cudzoziemca jest legalny i czy dany tytuł pobytowy pozwala wykonywać pracę.
2. Weryfikacja obecnej podstawy zatrudnienia. Trzeba sprawdzić zezwolenie na pracę, oświadczenie, decyzję o pobycie czasowym i pracy albo dokument potwierdzający zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia.
3. Ustalenie, czy dokument jest związany z poprzednim pracodawcą. Sama karta pobytu nie daje pełnej odpowiedzi.
4. Wybór właściwej procedury. Może to być nowe zezwolenie, nowe oświadczenie, zmiana jednolitego zezwolenia albo powiadomienie.
5. Dopełnienie procedury przed dopuszczeniem do pracy, jeżeli przepisy wymagają wcześniejszego uzyskania dokumentu. Wyjątkiem są procedury skonstruowane jako powiadomienie po rozpoczęciu pracy.
6. Zawarcie umowy na warunkach zgodnych z dokumentami legalizacyjnymi.
7. Dopełnienie obowiązków informacyjnych i kadrowych.

W praktyce legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców przed zmianą zatrudnienia pozwala ustalić właściwą procedurę jeszcze przed podpisaniem umowy i uniknąć sytuacji, w której nowy pracownik formalnie nie może rozpocząć pracy w planowanym terminie.

Warto również pamiętać, że od 2025 r. procedury dotyczące zezwoleń na pracę zostały w szerokim zakresie przeniesione do systemów elektronicznych.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku – nielegalne zatrudnienie

Dopuszczenie cudzoziemca do pracy u nowego pracodawcy bez wymaganej podstawy może zostać uznane za nielegalne powierzenie pracy. Ryzyko dotyczy zarówno firmy, jak i samego cudzoziemca.

Obecne przepisy definiują jako nielegalne m.in. powierzanie pracy bez wymaganego zezwolenia lub oświadczenia oraz na innych warunkach lub stanowisku niż określone w odpowiednim dokumencie, jeżeli przepisy nie pozwalają na taką zmianę.

Od 1 czerwca 2025 r. za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi pracodawcy grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł. Ustawa przewiduje minimalną karę 3000 zł za jednego cudzoziemca. Sam cudzoziemiec nielegalnie wykonujący pracę podlega grzywnie nie niższej niż 1000 zł.

Konsekwencje mogą wykraczać poza samą grzywnę. Nieprawidłowe wykonywanie pracy może mieć również znaczenie dla sytuacji pobytowej cudzoziemca i kolejnych postępowań legalizacyjnych.

Dlatego szczególnie niebezpieczne jest założenie:

„ma kartę pobytu, więc może rozpocząć pracę”.

Najpierw trzeba ustalić, na jakiej podstawie karta została wydana i czy wynikające z niej uprawnienie jest ograniczone do konkretnego pracodawcy.

Jak przygotować się do zmiany pracodawcy przez cudzoziemca – wskazówki dla firm

Pracodawca powinien rozpocząć weryfikację dokumentów jeszcze przed ustaleniem pierwszego dnia pracy. Najważniejsze jest stworzenie procedury, która nie pozwoli działowi operacyjnemu dopuścić cudzoziemca do pracy przed zakończeniem wymaganych formalności.

W praktyce warto zebrać:

• ważny dokument podróży,
• dokument potwierdzający legalny pobyt,
• kartę pobytu wraz z decyzją, na podstawie której została wydana,
• dotychczasowe zezwolenie na pracę lub oświadczenie,
• dokumenty potwierdzające ewentualne zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia,
• informacje o planowanym stanowisku, wynagrodzeniu, wymiarze czasu pracy i rodzaju umowy.

Szczególnie ważna jest decyzja administracyjna towarzysząca karcie pobytu. Sam wygląd karty nie zawsze pozwala stwierdzić, czy cudzoziemiec ma pełny dostęp do rynku pracy.

Po zalegalizowaniu zatrudnienia proces nie kończy się na formalnościach migracyjnych. Trzeba jeszcze prawidłowo zawrzeć umowę, zgłosić pracownika do ubezpieczeń, prowadzić dokumentację i kontrolować terminy ważności dokumentów.

Dlatego obsługa kadrowo-płacowa przy zatrudnianiu cudzoziemców powinna być powiązana z kontrolą dokumentów legalizujących pracę. Dzięki temu zmiana warunków kadrowych nie odbywa się niezależnie od statusu migracyjnego pracownika.

Podsumowanie

Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca powinna rozpocząć się od sprawdzenia dokumentów, a nie od ustalenia daty podpisania nowej umowy.

Jeżeli cudzoziemiec posiada zezwolenie na pracę lub oświadczenie związane z dotychczasowym pracodawcą, nowa firma zasadniczo potrzebuje własnej podstawy legalnego zatrudnienia. W przypadku jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę z wpisanym pracodawcą konieczna może być zmiana decyzji.

Od tych zasad istnieją wyjątki. Dotyczą one m.in. osób posiadających niezależny dostęp do rynku pracy, określonych zmian organizacyjnych oraz szczególnych procedur przewidzianych dla osób objętych ochroną czasową.

Najważniejsze jest jednak to, że legalnego pobytu nie należy utożsamiać z prawem do pracy u dowolnego pracodawcy. Firma powinna sprawdzić oba elementy oddzielnie.

Najbezpieczniejszy model to weryfikacja dokumentów jeszcze na etapie rekrutacji, wybór właściwej procedury legalizacyjnej i dopiero później dopuszczenie cudzoziemca do pracy. Pozwala to uniknąć zarówno problemów kadrowych, jak i sankcji za nielegalne zatrudnienie.

FAQ – zmiana pracodawcy przez cudzoziemca

Czy cudzoziemiec może zmienić pracodawcę w Polsce?

Tak, ale sposób zmiany zależy od jego statusu. Jeżeli prawo do pracy jest związane z konkretnym pracodawcą, przed rozpoczęciem zatrudnienia w nowej firmie trzeba dopełnić odpowiedniej procedury.

Czy zezwolenie na pracę przechodzi na nowego pracodawcę?

Przy zwykłej zmianie pomiędzy niezależnymi firmami – nie. Nowy pracodawca zasadniczo uzyskuje własne zezwolenie, jeżeli jest ono wymagane.

Czy przy zmianie pracodawcy trzeba złożyć nowe oświadczenie?

Tak, jeżeli cudzoziemiec pracuje na podstawie procedury oświadczeniowej i dochodzi do zwykłej zmiany pracodawcy. Nowy podmiot musi uzyskać wpis własnego oświadczenia.

Czy karta pobytu z napisem „dostęp do rynku pracy” pozwala pracować wszędzie?

Nie zawsze. Trzeba sprawdzić rodzaj zezwolenia i treść decyzji, na podstawie której karta została wydana.

Co zrobić z jednolitym zezwoleniem na pobyt i pracę po zmianie firmy?

Jeżeli w zezwoleniu wskazany jest pracodawca, cudzoziemiec zasadniczo powinien wystąpić o zmianę zezwolenia. Obowiązuje również termin na zgłoszenie utraty poprzedniej pracy.

Ile czasu jest na zgłoszenie utraty pracy przy jednolitym zezwoleniu?

Cudzoziemiec ma co do zasady 15 dni roboczych na pisemne powiadomienie właściwego wojewody. Złożenie w tym terminie odpowiedniego wniosku o zmianę zezwolenia może spełnić obowiązek informacyjny.

Czy przejęcie zakładu pracy oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia?

Nie zawsze. Aktualne przepisy przewidują wyjątek m.in. przy przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, ale mogą jednocześnie nakładać obowiązek powiadomienia organu.

Czy cudzoziemiec objęty ochroną czasową potrzebuje nowego zezwolenia przy zmianie pracodawcy?

Jeżeli korzysta ze szczególnej procedury powiadomienia, klasyczne zezwolenie na pracę nie jest wymagane. Nowy pracodawca musi jednak dokonać własnego powiadomienia zgodnie z aktualnymi przepisami, zasadniczo w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Jaka kara grozi za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Pracodawcy może grozić grzywna od 3000 do 50 000 zł, przy czym ustawa przewiduje minimalną kwotę 3000 zł za jednego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca.

Author: admin