Wybór najlepszego miejsca na konferencje i szkolenia od A do Z
Wybór odpowiedniego miejsca na konferencję lub szkolenie jest nie lada wyzwaniem i zależy od wielu czynników. Ważne jest nie tylko to ile osób będzie uczestniczyło w wydarzeniu, ale również to ile czasu ma trwać konferencja i kim są jej uczestnicy, czyli grupa docelowa organizatora. Istotne są warunki logistyczne danego obiektu oraz zaplecze, jakim dysponuje sala. Kryteriów wyboru najlepszego miejsca jest bardzo wiele. Jak zatem znaleźć odpowiednie miejsce na konferencję?
Określenie miejsca i liczby uczestników jako pierwsze kryterium wyboru
Najważniejszą kwestią przy wyborze sali konferencyjnej jest przewidywana liczba uczestników. Inna sala szkoleniowa bowiem będzie potrzebna dla 100 osób, a inna dla 1500. Należy mieć na uwadze, że sale wynajmowane pod organizację dużych kongresów należy rezerwować odpowiednio wcześniej. Mniejsze sale szkoleniowe są łatwiej dostępne, gdyż jest ich po prostu więcej.
Po określeniu miejscowości, w której ma się odbyć wydarzenie oraz zakładanej liczby uczestników, kolejnym krokiem będzie szukanie miejsc, które spełniają wstępne założenia projektu. Warto jednak podkreślić, że jest coraz więcej obiektów, które dysponują salami modułowymi, których wielkość jest dopasowywana do liczby uczestników, co jest ogromnym plusem. Jeżeli założono, że uczestników będzie 700 i sala została wynajęta rok wcześniej, a podczas rekrutacji okaże się, że firmie uda się zdobyć jedynie 250 uczestników, sala modułowa daje możliwość zmniejszenia zajmowanej powierzchni, co będzie wyglądało zdecydowanie lepiej niż w 2/3 pusta sala i ograniczy stres związany z poszukiwaniem kolejnego miejsca odpowiadającego charakterowi wydarzenia. Odpowiednie wypromowanie konferencji to klucz do sukcesu. Rekrutację można wspomóc marketingowo dzięki takim portalom jak www.szkolenia24h.pl/, który skupia wszystkie rodzaje szkoleń i kongresów z każdej tematyki. Jest to strona, która jest chętnie odwiedzana przez potencjalnych uczestników, zatem promowanie wydarzenia na tego typu portalach to konieczność i gwarancja sukcesu rekrutacyjnego.
- czytaj – Gdzie organizować szkolenia?
Profil uczestników
Rodzaj konferencji, jej tematyka, liczebność uczestników i wystawców to elementy, które sprawiają, że wybór odpowiedniego miejsca jest skomplikowany. Inna sala szkoleniowa potrzebna będzie dla biznesmenów, inna dla lekarzy, a jeszcze inna dla studentów. Dla dwóch pierwszych grup niezbędna jest wysoka jakość, zarówno merytoryczna, jak i otoczenia oraz obsługi. W praktyce oznacza to, że dla wysoko wykwalifikowanych grup potrzebne są hotele biznesowe, w których nie tylko odbędzie się sama konferencja, ale w których uczestnicy będą mogli spędzić czas przed i po, z możliwością noclegu. Jeżeli organizowana jest konferencja o zasięgu ogólnokrajowym, konieczne jest zapewnienie zaplecza noclegowego dla uczestników i informowanie ich o tym podczas prowadzenia przedkonferencyjnych działań marketingowych. Hotele konferencyjne często kierują do uczestników szkoleń i kongresów specjalne oferty cenowe na nocleg oraz gastronomię, dzięki czemu ich przychody z konferencji są wyższe. Z tego też powodu organizator kongresu ma szansę na spore zniżki przy wynajmowaniu sali konferencyjnej oraz niezbędnego wyposażenia.
Lokalizacja wydarzenia
Duży wpływ na powodzenie rekrutacji na konferencję odgrywa miejsce, w jakim się ona odbywa. Koniecznie zadbajmy o to, aby uczestnicy mieli możliwość przybyć na szkolenie pociągiem lub inną komunikacją miejską. Dotyczy to głównie szkoleń organizowanych dla grup docelowych, które nie dysponują wysokim zasobem środków finansowych. Dla takich uczestników dojazd komunikacją publiczną jest często kryterium przesądzającym o uczestnictwie lub absencji na konferencji. Kongresy organizowane dla lekarzy czy też biznesmenów muszą mieć za to nie tylko duże zaplecze noclegowe oraz gastronomiczne, ale również oferować spory parking. Warto pamiętać, że osoby te przybywają zazwyczaj prywatnymi środkami transportu i chcą, aby auta pozostawały bezpieczne.
Wyposażenie sali
Wyposażenie sali to istotny czynnik mający wpływ na jakość odbioru merytoryki konferencji. Odpowiednie projektory, które pozwalają na pracę niemal w każdych warunkach to „must have” każdego szkolenia i kongresu. Pamiętajmy, że organizując duży kongres należy zadbać o to, aby każdy uczestnik widział wyraźnie wyświetlane obrazy i zawartą na nich treść. Na mniejszych szkoleniach doskonale sprawdzi się również flipchart, na którym szkoleniowcy będą mogli na bieżąco własnoręcznie wskazywać konkretne rozwiązania. Konferencja nie może obyć się również bez profesjonalnego sprzętu nagłaśniającego, tj. mikrofonów oraz głośników. Konieczne jest również wyposażenie sali konferencyjnej we wskaźnik laserowy oraz pilota do przerzucania slajdów.
Podłoga w sali szkoleniowej powinna być pokryta wygłuszającą wykładziną, tak, aby zapewnić maksymalny komfort słuchania. Krzesła, na których godzinami siedzą uczestnicy muszą być wygodne, z miękkim oparciem. Możliwość chłodzenia czy też ogrzewania obiektu przy użyciu klimatyzacji powinno być również standardem.
Jak znaleźć odpowiednią salę?
Znalezienie odpowiedniej sali na konferencję nie jest łatwym zadaniem. Najlepszym rozwiązaniem jest posiłkowanie się miejscem, które skupia wiele sal szkoleniowych, hoteli biznesowych oraz innych obiektów, w których można zorganizować szkolenie. Takim portalem jest konferencyjne.pl oferujący prostą i skuteczną wyszukiwarkę według regionów, zawierające obiekty w Polsce, jak i za granicą. Serwis skupia wszystkie rodzaje obiektów – od małych sal szkoleniowych, po największe hotele biznesowe. Dodatkowo każda pozycja ma swój opis, wraz ze wskazaniem maksymalnej liczby uczestników, jaką jest w stanie przyjąć oraz liczby miejsc noclegowych. Przy każdym obiekcie znajdują się również zdjęcia, co pozwoli na szybka selekcję miejsc.
- Czytaj – Jaka sala szkoleniowa.
Wybór sali konferencyjnej zależy od kilku czynników. Najważniejszymi z nich są:
- wielkość szkolenia/konferencji,
- określenie grupy docelowej,
- wybór miejsca odpowiadającego charakterowi wydarzenia,
- wyposażenie techniczne.
Bez względu na powyższe, wybór sali musi być poprzedzony gruntownym rozpoznaniem rynku sal szkoleniowych i obiektów konferencyjnych. Świadomy wybór pozwoli na dopasowanie najlepszego miejsca do potrzeb organizatora i uczestników. Pamiętajmy też, że sala oraz cały obiekt,w którym odbywa się wydarzenie ma ogromny wpływ na ogólne postrzeganie organizatora. Istotne jest, aby od samego progu uczestnicy poczuli się dobrze, nie tylko ze względu na wysoką jakość obsługi, ale również ze względu na otoczenie, w jakim się znajdują. Dlatego też poszukiwania miejsca na konferencję powinno zaczynać się jak najwcześniej. Pospiech nigdy nie jest dobrym doradcą, również w tym przypadku.
