Funkcja OCR w księgowości – dlaczego warto zdecydować się na optyczne skanowanie dokumentów?
Nie ulega żadnym wątpliwościom, że rozwój nowoczesnych technologii, który ma miejsce w dwudziestym pierwszym wieku, wpływa nie tylko na relacje międzyludzkie, ale także – a może nawet przede wszystkim – na funkcjonowanie przedsiębiorstw z różnych branż. Wpływ innowacyjnych rozwiązań można zaobserwować przede wszystkim w branży finansowo-księgowej, w której wykorzystuje się na przykład technologię optycznego skanowania faktur, znaną szerzej jako OCR. Na czym polega to rozwiązanie i dlaczego warto je zastosować
Czym jest OCR?
W pewnym uproszczeniu technologia OCR umożliwia w prosty sposób odczytanie obrazu i przekształcenie znajdujących się na nim znaków tekstowych/liczbowych do postaci cyfrowej. Rozwiązanie to sprawia, że możliwe jest zidentyfikowanie słów lub liczb na:
- zdjęciu w formacie JPG, JPEG, PNG,
- skanie dokumentu,
a następnie automatyczne wprowadzenie ich do odpowiedniego systemu komputerowego, w tym na przykład programu do fakturowania lub oprogramowania księgowego.
- Poznaj również – szkolenia24h.pl/artykul/aplikacja-do-skanowania-i-odczytywania-faktur-ocr-dlaczego-warto/2788/
Technologia OCR w księgowości – dlaczego warto?
Nie powinien nikogo dziwić fakt, że technologia OCR to rozwiązanie, które w ostatnich latach zdobywa sobie coraz więcej zwolenników. Oferuje ono bowiem liczne korzyści.
OCR to optymalizacja czasu pracy księgowych
Takie rozwiązanie to przede wszystkim oznacza oszczędność czasu. Zamiast spędzać wiele godzin nad mozolnym „wklepywaniem” powtarzających się danych z setek faktur (w tym takie informacje jak na przykład: stawki podatku VAT, kwoty netto i brutto, daty wystawienia dokumentów czy numery NIP kontrahentów), wystarczy jedynie zeskanować dokumentu, a import do programu komputerowego zostanie przeprowadzony zaledwie w ciągu kilku chwil. Dzięki temu zarówno przedsiębiorca, jak i np. specjaliści do spraw księgowych będą mogli zająć się bardziej kreatywnymi i twórczymi zadaniami.
OCR jako sposób na unikanie pomyłek
Last but not least, wykorzystanie technologii OCR w codziennych działaniach pozwala na zminimalizowanie ilości popełnianych błędów. Podczas gdy pracownik odpowiedzialny za wprowadzanie danych do systemu może popełnić – na przykład wskutek zmęczenia lub chwilowego roztargnienia – błędy np. w wartości faktury lub numeru dokumentu, to w przypadku systemu OCR poziom błędów jest minimalny. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, by np. przed zamknięciem danego miesiąca przejrzeć przynajmniej część zaimportowanych dokumentów pod kątem ich poprawności.
Technologia OCR dla małych przedsiębiorstw – Comarch ERP XT
Jednym z chętnie wybieranych przez polskich przedsiębiorców programów do prowadzenia spraw księgowych jest Comarch ERP XT. Z użyciem tego systemu możliwe jest prowadzenie zarówno księgowości uproszczonej (m.in. KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów), jak i pełnych ksiąg rachunkowych (wymóg obligatoryjny na przykład w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością).
Z pewnością przedsiębiorców korzystających z oprogramowania Comarch ERP XT zadowoli informacja, że aplikacja ta oferuje także możliwość skanowania dokumentów z użyciem OCR. Ponieważ możliwe jest zainstalowanie modułu OCR na urządzeniach mobilnych (smartfon, tablet), powinni z niego skorzystać przede wszystkim często podróżujący przedsiębiorcy – mogą oni wówczas w prosty sposób zeskanować dokument i przesłać go do programu księgowego.
