Wynajem sal konferencyjnych – wskazówki, porady na co zwrócić uwagę.
Jeśli chcesz wynająć salę konferencyjną na spotkanie biznesowe lub prezentację firmową, to wyszukiwania odpowiedniego miejsca może okazać się czasochłonnym zadaniem.
Może się to wydawać banalnie proste, ale przy tak wielu opcjach, ofertach hoteli i innego typu obiektów możesz przeoczyć szczegóły, które mogą Cię kosztować.
Poznaj oferty na wynajem sal konferencyjnych – duży wybór odpowiednich miejsc.
Zanim dokonasz rezerwacji sali konferencyjnej, pamiętaj o tych czterech podstawowych kwestiach
1. Zwróć uwagę jaka jest atmosfera, cechy sali konferencyjnej
Nie wszystkie sale konferencyjne są sobie równe i nie każda pasuje do danego rodzaju spotkania jakie organizujesz.
Potrzebujesz przestrzeni, która dopełni charakter Twojego spotkania. Spełnia cele jakie ma mieć Twoje spotkanie i pomaga stworzyć dobre wrażenie.
Poznaj:
- Wybór najlepszego miejsca na konferencje i szkolenia od A do Z
- Definicja konferencji
- Wynajęcie sali na spotkania firmowe
Na przykład:
Jeśli spotykasz się z klientami lub potencjalnymi kontrahentami, wybierz salę, która odzwierciedla profesjonalizm. Spotkanie typowo biznesowe nie może być organizowane w przestrzeni luźnej, w kinie przykładowo. Idealne do tego nadają się sale konferencyjne w hotelach.
W przypadku całodniowych warsztatów możesz potrzebować elastycznej przestrzeni z możliwością zorganizowania cateringu na miejscu. Wielodniowe wydarzenia wymagają organizację noclegów dla uczestników.
Czy prezentacje są w porządku obrad? Możesz potrzebować małej sceny, lub też większej luźnej przestrzeni na demonstrację. Prawdopodobnie do prezentacji potrzebujesz wysokiej jakości sprzętu audio-wideo.
Zastanów się też nad wielkością: czy chcesz, aby sala wydawała się przestronna, czy pełna, gdy są na niej wszyscy uczestnicy? Puste miejsca mogą wyglądać dziwnie jak również upchanie dużej liczby uczestników w małej sali będzie źle przyjęte.
Pamiętaj: Nie rezygnuj z atmosfery i udogodnień w sali konferencyjnej w imię oszczędności.
Czytaj także – Wybór dobrego miejsca na konferencje
2. Poznaj dokładnie co zawiera oferta wynajmu sali konferencyjnej
Rozważając wynajem sali konferencyjnej, musisz wiedzieć, co ona obejmuje. Jest kilka podstawowych rzeczy, których możesz potrzebować, takich jak:
- Niezawodne Wi-Fi dla wszystkich uczestników
- Mikrofon
- Odpowiednie nagłośnienie
- Projektor
- Możliwości wideokonferencji
- Drukarka
Jeśli coś nie jest wliczone w koszt wynajmu sali konferencyjnej, jest to nowy element zamówienia — i trzeba to doliczyć do budżetu.
Wsparcie na miejscu to kolejny czynnik.
Przykładowo, personel IT na miejscu lub firmy cateringowe, obsługa kelnerska, recepcja na miejscu mogą zdjąć z Twoich barków duży ciężar.
Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, są problemy techniczne w środku spotkania bez żadnego wsparcia. Dowiedz się, jaki rodzaj wsparcia jest objęty wynajmem na spotkanie, zanim wybierzesz to miejsce na swoje wydarzenie.
Dowiedz się czy jest dostępny sprzęt biurowy – ksero, drukarka, komputer? Czy może jest udostępnione odzielne pomieszczenie, które będzie służyć jako biuro w trakcje trwania spotkania.
3. Rzeczywisty koszt wynajmu sali konferencyjnej
Porozmawiajmy o liczbach. Przed podpisaniem jakichkolwiek umów musisz obliczyć koszt wynajmu sali konferencyjnej — a co ważniejsze, związane z tym ukryte koszty planowania wydarzeń.
Oprócz rzeczywistej stawki wynajmu sali konferencyjnej należy zwrócić uwagę na dodatkowe koszty.
Oto kilka rzeczy, za które być może będziesz musiał zapłacić dodatkowo:
- Monitory TV i odtwarzacze
- Projektory przezroczy
- Systemy telefoniczne
- Przedłużacze i listwy zasilające
- Kawa i przekąski
- Głośniki
- Dodatkowy personel
Sprawdź dokładne koszty wynajmu sali konferencyjnej przed zawarciem umowy.
Porada dla specjalistów w zakresie budżetu wydarzenia : na wszelki wypadek dodaj element zamówienia z nieoczekiwanymi kosztami. Nigdy nie wiadomo, kiedy mogą się pojawić.
Gdy już znasz koszty związane z wynajmem sali konferencyjnej, zastanów się nad warunkami płatności. Czy wymagany jest depozyt? Jeśli tak, jaki procent? Czy będziesz musiał spłacić saldo płatności przed czy po wydarzeniu? Jakie opcje płatności są dostępne? Dowiedzenie się, ile i kiedy będziesz musiał zapłacić, pomoże Ci wybrać najlepszą salę konferencyjną do wynajęcia dla Twojego budżetu.
Jaka wysokość VATu na wynajem sali konferencyjnej?
Wynajem sali konferencyjnej najczęściej jest elementem kompleksowej usługi konferencyjnej i jest obciążyć podatkiem VAT w wysokości 23%. Wynajem sal jest usługą, dla której ustawodawca nie założył obniżonej stawki podatku VAT. Toteż odpowiednią stawką VAT dla takiej usługi jest 23%, na podstawie art. 41 ust.
Jaki jest PKWiU na wynajem sali konferencyjnej
Adekwatnym numerem PKWiU na usługi wynajmu sal w tym konferencyjnych jest: 68.20.12 „Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami niemieszkalnymi własnymi lub dzierżawionymi” i jest tu stawka VAT: 23%, podstawa prawna: na mocy ustawy o VAT.
4. Wygoda i dostępność wynajmowanej sali konferencyjnej
Wybierając salę konferencyjną, pamiętaj o swoich uczestnikach. Chcesz stworzyć dla nich wygodne doświadczenie poprzez:
- Wybór pobliskiej lokalizacji, aby podróż była jak najmniejsza
- Zorganizowanie dużego parkingu za darmo lub po niskich kosztach
- Pomaganie uczestnikom w podróżowaniu środkami transportu publicznego
Chociaż wybór miejsca spotkania, które jest nieco oddalone, może być tańszy, może być niewygodny dla uczestników.
Dla uczestników, którzy mogą potrzebować dodatkowej fizycznej pomocy w poruszaniu się, znajdź przestrzeń, która może im w tym pomóc. Czy jest dostępna rampa? Gdzie są windy? Może to nie być od razu oczywiste, więc poproś miejsce o wskazówki. Jeśli dany obiekt ma pewne ograniczenia (na przykład podjazdy dla wózków inwalidzkich nie znajdują się w pobliżu głównej sali konferencyjnej), wyposaż się w dodatkowy personel i oznakowanie w dniu imprezy.
Wynajem sal konferencyjnych różni się w zależności od obiektu. Pamiętaj, aby rozważyć te cztery elementy, zanim wynajmiesz odpowiednie miejsce na swoje wydarzenie.
